Se acerca nuevamente el proceso presupuestal de cada año. La
alta gerencia comienza a definir las estrategias y objetivos para el próximo
año, empiezan a solicitar el presupuesto por área pensando en el cumplimiento
de las ventas. Se requiere el mayor detalle de ventas posible, por cliente, por
canal, por producto, por presentación…
Las diferentes áreas de la compañía tienen que hacer su
estimado de gastos, cuantos viajes a realizar por empleado, cuanto gastarán en
sistemas, el gasto salarial será incrementado, que áreas y departamentos
deberán hacer recortes y ajustes para llegar a la cifra, que proyectos serán
postergados un año más.
Todo esto con la premura de entregar la cifra
correspondiente lo antes posible para volver a ser ajustada por la alta gerencia
y correr otra versión y así iniciar de nuevo el ciclo.
Para esto, nuestra mejor herramienta de trabajo es una hoja
de cálculo de Excel, que truena cada vez que le damos F9 porque ya no alcanzan
los renglones para llegar al nivel de detalle requerido. Las horas de ejecución
para que me dé la cifra del prorrateo necesario y poder continuar con el
proceso. Una vez más se perdió la liga que me llevaba a la hoja 45 y ahora a
rastrear el número, ¿dónde quedo? ¿Porque el usuario de mercadotecnia tenía que
borrar mi fórmula?, no le he explicado 100 veces que debe de ingresar el dato
en la celda que le pedí…
Una vez más se hizo de madrugada y no puedo entregar la
información que me pidieron, y el proceso presupuestal apenas comienza.
Esta historia la hemos escuchado repetidamente, es increíble
pensar que en pleno siglo XXI en compañías grandes, internacionales,
corporativos, la gente que hace la planeación y que lleva financieramente la
empresa siga basándose en herramientas de hojas de cálculo para la ejecución de
estas tareas que les consume todo el tiempo del mundo y que no les deja tiempo,
espacio ni energía para hacer lo que realmente fueron llamados a hacer:
análisis. Esta no es una problemática únicamente de empresas grandes,
evidentemente el uso de la tecnología va de la mano con el grado de madurez de
la compañía pero también con los recursos económicos, se entiende que una
empresa pequeña o mediana no requiera de mayor sofisticación para realizar
estas tareas, pero no se encuentran exentas de padecer lo que hemos descrito.
Afortunadamente, existe solución a estos problemas y los
hemos visto con nuestros propios ojos. En nuestra labor de consultores de
tecnología, tenemos la satisfacción de haber apoyado a varias compañías en la
implementación de sw que ayuda a hacer sus vidas menos miserables al cierre de
cada mes, al ejecutar un forecast, al elaborar una planeación a largo plazo y
mejor aún a no tener que desvelarse durante semanas enteras cuando llega el
proceso del presupuesto.
Actualmente, existen en el mercado varias soluciones
tecnológicas al gusto y al bolsillo de cada uno, casi todas permiten las mismas
funciones aunque existen pequeñas ventajas tecnológicas que pueden apoyarnos
más o menos, dependerá de las necesidades específicas de cada cliente el
determinar qué solución le agrega más valor.
Desde nuestra experiencia, nos parece que los puntos
siguientes no deben de faltar en una solución de planeación financiera que
aligere la carga:
1.
Base de
Datos.- Parece una cosa trivial y hasta implícita, ¿cómo una solución de
planeación que sea mejor que Excel no me ofrece una base de datos? El tema no
es que cuente con una base de datos, sino que cuente con LA Base de Datos. La
tecnología donde radicarán nuestros datos financieros tiene que ser potente, que
nos permita almacenar una gran cantidad de datos para llegar al mínimo nivel de
detalle (o al máximo, según la óptica); que me permita manejar diversos
cálculos y alojar su resultado, por ejemplo prorrateos, asignaciones directas,
etc.; que sea ágil en el procesamiento.
2.
Bitácora
de Operaciones y Controles de Seguridad.- Este es otro punto que no debe faltar en una
solución de clase mundial. Poder controlar quien hizo qué, sobre todo para
temas de auditoría, es muy claro ir a la bitácora e identificar de donde vinieron
las cifras, quien capturó qué y porqué. Un buen track de esta información puede
ser vital a la hora de dar explicaciones.
3.
Facilidad
en la Interacción con el Usuario.- cualquier herramienta que se precie de
serlo, deberá tener una interfaz de usuario intuitiva y de fácil uso. Que mejor
aquella que se conecte de forma natural con Excel? ¿No es ese el sueño de todo
financiero? Pero no estoy hablando nuevamente de lidiar con ligas o el famoso
copy y paste, noooo… estoy hablando de conectarte directamente a la base de
datos desde mi Excel, mi Power Point, mi Word…. Que me traiga las últimas
cifras oficiales acordadas con el grupo y que voy a presentar en mi reporte
financiero para la reunión que tengo en media hora… wow
4.
Flexibilidad
de modelado.- En los años de implementación que tengo en mi haber, he
escuchado la siguiente frase de forma constante “Este es un negocio muy
cambiante”, todos los negocios lo son, ¡sino están fuera! Luego entonces qué
sentido tiene una herramienta que para agregar un nuevo producto tengo que
pedirle permiso a toda la organización, al área de sistemas y hasta a su mamá
también para poder simular las ventas del próximo trimestre con el producto que
vamos a lanzar. La gente de finanzas pide a gritos (y lo agradece cuando lo
obtiene), la flexibilidad y la independencia necesaria para simular.
5.
Análisis
de la Información.- Todo está muy lindo pero si no puedo comenzar a revisar
mis datos de forma natural, flexible e intuitiva, habré perdido todas las
posibles ventajas antes mencionadas. Necesitamos facilidad de uso, entender lo
que está afectando al negocio y responder a las preguntas que me hacen.
Con estos tips, la próxima vez que estés en periodo
presupuestal o tengas que resolver dar información sobre el negocio, pregúntate
si tienes al menos uno de los puntos mencionados. Si no es así, acude a
nuestros expertos. Nosotros te ayudamos a que tu próximo proceso de planeación
sea menos doloroso.
Hasta la próxima.
